Tạo Help dễ dàng sử dụng HTML Help Workshop

Theo Tin học và Đời sống

Bài viết có ý định đưa đến cho bạn đọc kỹ thuật tạo lập hệ thống trợ giúp một cách nhanh chóng và có hiệu quả. Bài viết yêu cầu bạn đọc có hiểu biết cơ bản về FrontPage Express (có sẵn khi cài đặt Windows 98), hoặc FrontPage 98, 2000.

Chúng ta biết rằng các ứng dụng dù chuyên nghiệp hay đơn giản đến mức nào đều cần có một hệ thống trợ giúp (Help) được thiết kế hết sức hoàn chỉnh nhằm đem lại sự hiểu biết cho người sử dụng. Trong nhiều số báo cũng đã đề cập đến vấn đề này nhưng chủ yếu là nói một cách tổng quan, chưa đi sâu vào thực hành. Vì vậy, trong bài này chúng tôi xin trình bày với các bạn cách tạo lập một ứng dụng Help hoàn chỉnh thông qua ví dụ và được diễn giải chi tiết từng bước một từ đầu cho đến khi hoàn thành quá trình tạo lập một ứng dụng Help.

HTML Help Workshop là một ứng dụng tạo lập Help của Microsoft (có sẵn trong bộ đĩa Visual Studio). Trước đây Microsoft dùng trình tạo lập Help tạo ra các file dạng .hlp, nhưng hiện nay đã thôi hoặc ít dùng mà sử dụng trình tạo lập Help mới là HTML Help Workshop để tạo ra các file Help dạng .chm đơn giản và dễ sử dụng hơn rất nhiều.

Để bắt đầu việc tạo lập một ứng dụng Help bằng HTML Help Workshop, bạn cần cài đặt trình ứng dụng HTML Help Workshop vào máy tính của mình (có sẵn trong bộ đĩa Visual Studio hoặc bàn có thể tìm thấy ở bất cứ đâu) trên hệ điều hành Win 9x, Windows NT hoặc Win 2000.

Sau đây tôi xin trình bày cách tạo lập file Help nhằm hướng đẫn sử dụng chương trình Quản lý Nhân sự và Tiền lương:

Trước tiên bạn cần tạo nội dung cho file Help. Để tạo nội dung các file này bạn mở FontPage express, hoặc FrontPage 98, 2000 và đánh vào nội dung mà bạn cần chỉ ra để hướng dẫn người sử dụng. Sau đó bạn lưu các file này lên đĩa với các tên như sau: Congty.htm, Diachi.htm, hdCaidat.htm, hdSudung.htm, Sanpham.htm, Ykien.htm, Index.htm (dùng trong ví dụ này).

Một ví dụ về cách tạo các file này dùng FrontPage 2000 (tương tự cho Frontpage 98 và FrontPage express):

Nhấn Start/Programs/Microsoft Frontpage màn hình chính xuất hiện, bạn gõ nội dung vào cửa sổ soạn thảo.

Bạn chọn Tab Normal ở dưới cùng (ngầm định chọn) và đánh nội dung vào màn hình bỏ trắng. Nếu thích bạn có thể dùng tab HTML để tạo nội dung thay cho tab Normal nếu bạn đã có kiến thức về HTML. Tab Preview cho bạn biết trước nội dung mình vừa nhập sẽ xuất hiện như thế nào.

Sau khi nhập đầy đủ các nội dung thì bạn lưu file lên đĩa bằng cách nhấn File/Save, chọn thư mục lưu trữ và đánh tên file vào, chẳng hạn Vidu.htm.

Sau khi đã hoàn thành nội dung cho các file Congty.htm, Diachi.htm, hdCaidat.htm, hdSudung.htm, Sanpham.htm, Ykien.htm chúng ta tiếp tục công việc tạo lập file trợ giúp cho ứng dụng Quản lý Nhân sự và Tiền lương. Đến đây các bạn gọi trình ứng dụng tạo lập Help ra (Start/Programs/HTML Help Workshop/HTML Help Workshop) và bắt đầu sắp đặt nội dung, cũng như chỉ mục cho các file nội dung của mình.

Đầu tiên bạn cần tạo một file Project (.hhp) là file mà sau này bạn sẽ dịch ra file Help.chm của riêng bạn, trong cửa sổ của HTML Help Workshop chọn File/New một cửa sổ như sau sẽ xuất hiện.

Bạn chọn vào Project (có màu sáng khác biệt) và nhấn OK, một màn hình trợ giúp sẽ xuất hiện.

Bạn đánh vào khoảng trắng ở Browse C:\My Documents\nstlHelp.hhp, nếu bạn muốn tạo ở thư mục khác với thư mục C:\My Document thì bạn nhấn chọn Browse để tìm thư mục lưu file Project của mình và đánh vào tên file (ngầm định có phần mở rộng là .hhp), ở đây ta đánh vào nstlHelp.hhp và nhấn Open sẽ thấy xuất hiện tên đường dẫn của thư mục chứa file nstlHelp.hhp đi kèm.

Tiếp tục nhấn Next và màn hình tiếp theo xuất hiện.

Check vào HTML files (.htm) và tiếp tục nhấn Next màn hình tiếp theo sẽ xuất hiện:

Bạn nhấn vào nút Add và thêm vào tất cả các file.htm mà bạn đã tạo nội dung lúc trước bằng FrontPage 2000:

Tiếp tục nhấn Next và một màn hình tiếp theo sẽ xuất hiện, trong màn hình này bạn nhấn chọn Finish để tạo Project của bạn, nếu muốn chỉnh sửa thêm, bớt đi các file nội dung .htm hay… thì bạn có thể nhấn nút Back để thay đổi lại các mặc định lúc trước rồi cuối cùng ta cũng nhấn Finish để kết thúc việc tạo File Project của mình. Sau khi nhấn chọn Finish kết quả sẽ được là:

Trong tab Project nhấn vào Change Project Options ngay dưới tab Project sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, trong cửa sổ này lựa chọn tab General và đánh nội dung vào khung Title (hướng dẫn sử dụng) nhấn OK, title này sẽ xuất hiện ở góc trái trên cùng của file Help sau khi được dịch hoàn chỉnh.

– Tiếp tục nhấn chọn tab Contents (ngay bên phải tab Project) sẽ thấy xuất hiện cửa sổ sau:

Nhấn chọn Create a new contents file và nhấn OK, bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ tiếp theo yêu cầu bạn chỉ ra thư mục chứa và đánh vào tên cho file.hhc để lưu giữ các file nội dung của bạn (ở đây ta đánh tên file là Contents.hhc và lưu trong cùng một thư mục với các file.htm đã tạo).

Trong tab Contents bạn nhấn chọn Contents Properties (ngay bên dưới tab Contents) để chọn font chữ thích hợp nếu bạn muốn đánh tiếng Việt.

Tiếp tục nhấn vào nút insert a heading (ngay dưới nút Contents Properties và có hình như biểu tượng thư mục):

– Đánh nội dung “Hướng dẫn” vào phần Entrry title rồi nhấn OK

Tiếp theo bạn nhấn vào nút Insert a page (ngay dưới nút Insert a heading) thấy xuất hiện:

Bạn chọn No (để trang chèn vào nằm dưới heading vừa tạo), tiếp theo bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ giống như lúc bạn nhấn vào nút Insert a heading, bạn đánh nội dung “hướng dẫn cài đặt” vào phần Entry Title, tiếp theo bạn nhấn vào nút Add trong cửa sổ này, một cửa sổ tiếp theo sẽ xuất hiện và bạn nhấn vào Nút Browse trong cửa sổ này để mở file hdCaidat.htm ra (file này bạn đã tạo nội dung từ bước đầu), cuối cùng bạn liên tiếp chọn Open, OK để đóng các cửa sổ này vào (khi này bạn đã mở xong được file nội dung hdSudung.htm).

Tương tự, bạn nhấn vào Insert a page và nhập nội dung “Hướng dẫn sử dụng” vào Phần Entry title, rồi nhấn Add để liên kết đến file hdSudung.htm.

Bạn tiếp tục nhìn vào màn hình chính trong phần Contents thấy phía gần dưới có 4 nút (ư¯đơ) bạn nhấn tuần tự vào các đề mục “Hướng dẫn cài đặt” và “Hướng dẫn sử dụng”, sau đó nhấn vào mũi tên sang phải “đ” để các đề mục này lùi vào phía trong một chút (nhằm phân biệt rõ giữa một Heading và một Page – chỉ là hình thức).

Tương tự, bạn tiếp tục thực hiện cho Heading “Giới thiệu” gồm 2 đề mục là: “Giới thiệu công ty” liên kết với file Congty.htm và “Giới thiệu sản phẩm” liên kết với Sanpham.htm và hai đề mục này cũng được đẩy lùi vào một chút nhờ nhấn vào nút lệnh có hình mũi tên sang phải.

Cuối cùng bạn tạo tương tự cho 2 đề mục đứng độc lập là “Đóng góp ý kiến” liên kết với file Ykien.htm và “Địa chỉ liên lạc” liên kết tới file Diachi.htm, chỉ có điều là đối với 2 đề mục này thì bạn để nguyên vịt trí chứ không nhấn vào nút lệnh có hình mũi tên sang phải để lùi vào một chút (vì chúng ngang hàng với các Heading kia).

Đến bước này chúng ta đã hoàn thành xong phần Contents, bạn tiếp tục làm việc với trang chính Index ngay sát bên phải trang chính Contents (bạn hãy cố kiên nhẫn một chút vì thành quả bạn sẵp đạt được rồi).

Bạn nhấn chuột vào tab Index, một cửa sổ hiện ra, bạn nhấn vào lựa chọn Crêat a new index file và nhập vào tên file Index cho hệ thống trợ giúp của mình (ở đây bạn nhập vào tên file là Index.hhk trong cùng một thư mục lưu trưc các file nội dung lúc trước):

Để thay đổi font chữ bạn nhấn vào nút lệnh Index properties (ở ngay trên cùng trong tab Index) và chọn font chữ thích hợp.

Bạn tiếp tục công việc của mình bằng cách nhấn vào nút lệnh Insert a keyword có hình chiếc chìa khoá và ở ngay bên dưới nút lệnh Index properties, bạn nhập vào nội dung “About Company” cho phần Keyword, rồi tiếp tục nhấn vào nút Add để tạo liên kết tới file Congty.htm cho keyword này:

Tương tự, bạn tiếp tục tạo các keyword: “About Software” liên kết với file Sanpham.htm, “Address” liên kết tới file Diachi.htm, “Feedback” liên kết với file Ykien.htm, “Guide to Setup” liên kết tới file hdCaidat.htm và “Guide to Use” liên kết tới file hdSudung.htm.

Cuối cùng, bạn nhấn vào nút lệnh có 2 chữ cái A và Z và một mũi tên kèm theo chúng để sắp xếp các Index này theo thứ tự “a, b, c”.

Bước cuối cùng, bạn nhấn chọn lại tab Project và nhấn vào nút lệnh Save all project files and compile có hình đĩa mềm ở trên và cái phễu ở dưới để lưu lại tất cả các file Contents, Index… bạn đã tạo ở các bước trên và dịch chúng thành một file Help tổng hợp có thể chạy độc lập trong các môi trường khác nhau (ở đây sau khi dịch sẽ tạo ra file Help có tên là nstlHelp.chm chứa trong thư mục C:\My Documents):

Đến đây bạn đã hoàn toàn làm chủ được file Help dạng .chm của mình và đưa vào các ứng dụng khác một cách dễ dàng (tương tự như cách đưa vào các ứng dụng file Help dạng .hlp loại cũ mà trong rất nhiều số báo đã đề cập đến).

Cuối cùng bạn cũng nên xem thử hình thức ứng dụng trợ giúp của mình trước khi đưa chúng vào các ứng dụng cụ thể, bạn nhấn đúp trực tiếp vào file Help của mình, ở đây bạn nhấn đúp vào file nstlHelp.chm để mở file Help này ra và bạn có thể thấy hình thức của chúng xuất hiện tương tự như hình trên.

Kết luận: Bài viết đã giới thiệu đầy đủ các bước để tạo lập nhanh một ứng dụng Help (file có dạng .chm) sử dụng HTML Help Workshop và qua đó cũng chỉ rõ một số bước để tạo lập một ứng dụng Help hoàn chỉnh bằng một ví dụ cụ thể là tạo ra file Help nstlHelp sử dụng cho ứng dụng Quản trị Nhân sự và Tiền lương, từ đây mong rằng các bạn sẽ tạo được các file trợ giúp cho ứng dụng của mình nhanh chóng hơn với nội dung hết sức phong phú, đặc biệt file trợ giúp sẽ trở nên hết sức ấn tượng và sinh động đối với bạn có chuyên môn sâu trong công việc thiết kế vào tạo lập các trang Web.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: